PEKALONGAN – Pada Kamis (8/8/24) Tim II Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro tahun 2023/2024 menggandeng Pemerintah Desa Kedungjaran, Kecamatan Sragi, Kabupaten Pekalongan, dalam sebuah kolaborasi inovatif untuk mengembangkan aplikasi pelayanan desa. Aplikasi ini dirancang dengan melibatkan perangkat desa dan Zahid Muhammad Mahfudz, mahasiswa program studi Informatika yang turut ambil bagian sebagai perwakilan mahasiswa KKN.
Inisiatif ini bertujuan untuk merevolusi pelayanan pemerintah desa, menjadikannya lebih cepat dan efisien. Dengan aplikasi ini, pembuatan surat kini bisa dilakukan secara otomatis hanya dengan memasukkan nama warga, menjadikannya solusi yang sangat praktis dan menghemat waktu.
Sebelum hadirnya aplikasi pelayanan desa, proses pembuatan surat di Kantor Desa Kedungjaran masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Word. Cara ini tidak hanya memakan waktu yang cukup lama tetapi juga rawan terhadap kesalahan dan ketidaktepatan dalam penulisan data pada surat.
Selain itu, warga yang membutuhkan surat harus membawa seluruh dokumen dan data mereka secara fisik ke kantor desa agar dapat dicantumkan dalam surat yang mereka ajukan. Dengan adanya aplikasi ini, fitur ‘Data Penduduk’ yang menyimpan serta memungkinkan pengelolaan data warga Desa Kedungjaran secara lebih efisien. Aplikasi ini memudahkan perangkat desa dalam menambahkan, memperbarui, dan menghapus data warga, sehingga informasi yang tersimpan selalu akurat dan up-to-date.
Selain itu, fitur ‘Data Penduduk’ yang menyimpan informasi warga desa juga berperan penting dalam proses pembuatan surat secara otomatis. Ketika perangkat desa perlu membuat surat, mereka hanya perlu memasukkan nama pemohon. Jika pemohon tersebut sudah terdaftar dalam sistem, surat akan secara otomatis terisi dengan data yang relevan dan siap untuk dicetak. Dengan demikian, perangkat desa tidak lagi perlu mengetik data pemohon satu per satu secara manual, sehingga proses ini menjadi lebih efisien dan akurat.
Aplikasi pelayanan desa ini juga menyediakan fitur pembuatan surat secara otomatis dengan beberapa jenis surat yang bisa dibuat, seperti surat keterangan, surat keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan tidak mampu untuk siswa, surat keterangan kehilangan, surat keterangan menjadi wali nikah, surat keterangan penghasilan, surat keterangan usaha, dan surat pengantar SKCK.
Semua surat ini menggunakan data penduduk yang telah tersimpan dalam sistem, sehingga perangkat desa hanya perlu memasukkan nama pemohon, dan sistem akan otomatis mencatat serta menghasilkan surat yang diperlukan. Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan pembuatan surat secara manual dengan mengisi data secara langsung, untuk mengakomodasi pemohon yang berasal dari luar desa atau yang belum terdaftar dalam sistem, serta untuk jenis surat yang tidak termasuk dalam kategori yang dapat dihasilkan oleh aplikasi.
Aplikasi ini diinstal secara luring langsung pada perangkat komputer desa, memungkinkan operasional tanpa ketergantungan pada koneksi internet. Salah satu keunggulannya adalah keamanan data yang terjamin, karena informasi warga desa disimpan secara lokal pada komputer yang telah diinstal aplikasi, sehingga risiko peretasan oleh hacker dapat diminimalisir. Selain itu, aplikasi ini tidak memerlukan biaya perawatan tambahan, membuatnya menjadi solusi yang ekonomis dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama tanpa beban biaya operasional yang tinggi.
